Angebote sind Zeitdiebe

Um ein Angebot für ein F&E-Projekt in Höhe von 60.000 € zu erstellen, braucht ein akquirierender Wissenschaftler für Aufwandschätzung, Abklärung technischer Details, Formulierung des Angebots sowie Pflichten-/ Lastenheft gut und gerne zwei komplette Tage. Für einen Wissenschaftler, der ja hauptsächlich eingeworbene Projekte abwickeln soll, ein erheblicher zeitlicher Aufwand. Man sollte die Erstellung von formalen Angeboten daher auf ein Mindestmaß beschränken. Meine Erfahrung aus 20 Jahren Kooperation mit der Wissenschaft ist jedoch, dass bei der Akquisition von bilateralen Industrie-Projekten Angebote zu früh und zu häufig erstellt werden und damit ein unnötig hoher Zeitaufwand entsteht.

Ich gehe noch einen Schritt weiter: Angebote werden nicht nur zu früh im Akquisitionsprozess erstellt und sondern nicht selten vom Akquisiteur dem Industrie-Partner aktiv vorgeschlagen, in der irrigen Annahme, dass die Erstellung eines Angebotes - man hat ja dann etwas Schriftliches in der Hand - den Akquisitionsprozess in Richtung Auftragsvergabe vorantreibt. Nicht nur in diesem Punkt unterscheidet sich wissenschaftliche Arbeit von effizienter Akquisitionstechnik.

In den meisten Angeboten stehen viele Preise. Preise sind jedoch in der Verkaufspsychologie Produktnachteile (siehe meinen Blogbeitrag „Der Preis ist ein Produktnachteil“)! Der Industrie-Kunde liest also viele Preise = Nachteile und der Akquisiteur wundert sich, warum die Beauftragung ausbleibt. Mit einem Angebot kommt der Akquisiteur der Projekt-Vereinbarung also nicht näher, sondern er erreicht eher das Gegenteil. Ein erster Grund, um mit der Erstellung von Angeboten sehr restriktiv umzugehen.

Warum ist die Erstellung von Industrie-Angeboten eigentlich so aufwändig? Zur Beantwortung dieser Frage müssen wir einen Ausflug in die Rechtswissenschaften, genauer, ins Kaufvertragsrecht machen. Der wichtigste Grund für den hohen zeitlichen Aufwand bei der der Erstellung von Angeboten liegt tatsächlich in der juristischen Wirkung des Wortes „Angebot“ selbst.

Ein Kaufvertrag kommt nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch zustande, wenn auf ein Angebot eine Annahme folgt. Der Kunde muss also nach dem Erhalt des Angebotes (nur) kundtun, dass er Ihr Angebot annimmt, beziehungsweise in der Industrie-Akquisition, dass er Sie beauftragt. Wenn in der Betreffzeile Ihres schriftlichen Angebotes, beziehungsweise in der Betreffzeile der entsprechenden E-Mail das Wort „Angebot“ steht, so kann der Industriekunde Ihr Angebot annehmen, und zwar exakt so, wie Sie es ausgefertigt haben. Ein Kaufvertrag kommt bindend zustande.

Sollten Sie bei diesem Angebot und in Ihrer Kalkulation ein fachlich erforderliches Arbeitspaket über zwei Wochen vergessen haben, und nimmt der Kunde das Angebot wie vorliegend an, kommt  auch in diesem Fall ein Kaufvertrag zustande. Sie müssen nun, streng juristisch gesehen, das Arbeitspaket von zwei Wochen kostenlos dazuliefern, da Ihr Angebot Grundlage für die Annahme des Industrie-Kunden war. Daher ist es durchaus zielführend, wenn Sie Angebote sorgfältig kalkulieren und auch die Leistungsbeschreibung gründlich erstellen. Und dies braucht naturgemäß Zeit.

In vielen Fällen braucht der Industrie-Kunde jedoch gar kein schriftliches Angebot. Manchmal möchte er nur einen circa-Preis für die soeben diskutierte wissenschaftliche Dienstleistung wissen (übrigens ein klares Kaufsignal!), manchmal braucht ein Industrie-Partner eines großen Industrie-Unternehmens eine Vorgabe, welchen Betrag er für die Beantragung eines Budgets vorsehen muss. Ein schriftliches Angebot käme in diesem Fall viel zu früh, weil ja noch gar nicht feststeht, ob der Budgetantrag überhaupt bewilligt wird. Erst wenn der Industrie-Partner über ein Budget verfügt, kann man auch in Erwägung ziehen, ein verbindliches Angebot zu erstellen.

Was kann man als Wissenschaftler konkret tun, um bei der Angebotserstellung Zeit einzusparen?

Plan A: Könnte man bei der Erstellung des Pflichtenhefts die genauere Beschreibung der Dienstleistung oder des Protypen zu Gunsten einer zeitsparenden, wesentlich kürzeren Beschreibung ersetzen?

Dieser Plan hat einen Haken. Eine junge Wissenschaftlerin hat mich einmal gefragt: „Herr Busch, wie erhält man von einem Industrie-Kunden, der mit einem ersten Projekt nicht zufrieden war, ein Folgeprojekt?“ Die Antwort lautete (natürlich): „Forget it!“. Wenn wir als wissenschaftliche Dienstleister planen, mit einem Industrie Kunden mittelfristig mehrere bilaterale Projekte durchzuführen, brauchen wir zwingend nach jedem Projekt einen zufriedenen Kunden. Daher muss die Leistungsbeschreibung so genau erstellt werden, das es keine Missverständnisse bei der Interpretation der durchzuführenden Arbeiten/ Ergebnisse gibt - im eigenen Interesse. Dies erfordert Zeit und ein gewissenhaftes Erstellen des Pflichtenheftes. Plan A ist also leider kein guter Plan.

Plan B: Wir schreiben in allen Fällen, in denen der Kunde noch gar kein verbindliches Angebot benötigt, in die Betreffzeile des Angebotes nicht mehr „Angebot“, sondern zum Beispiel „Erste Projektskizze mit unverbindlichem Kostenplan“ oder „Projektentwurf und erste Aufwandschätzung“. Verwenden Sie diese o.ä. Formulierungen, kann der Kunde kein Angebot annehmen, da Sie ja keines erstellt haben. Entsprechend kann die Kalkulation wesentlich grober ausfallen und es sind oftmals nur vier oder fünf PowerPoint-Folien erforderlich, in denen die Kunden-Anforderung, zwei oder drei wesentliche Milestones des Projektes mit einigen Arbeitspaketen und vor allem die Vorteile und Nutzen für den Industrie-Kunden im Falle der Beauftragung (eigene Folie!) dargestellt sind. Der Aufwand dafür beträgt nach Angaben meiner ehemaligen Seminar-Teilnehmer, die so vorgehen, lediglich wenige Stunden, selten einen halben Tag. Ich nenne ich diese kurzen Projektskizzen gerne „Proposals“.

Das juristisch bindende Angebot erstellen Sie erst, wenn Sie das eindeutige Gefühl haben, dass der Industriepartner in seinem Beschaffungsprozess ohne ein schriftliches Angebot nicht mehr weiterkommt - erst dann, nicht früher. So handhabe ich dies übrigens als Trainer selbst auch. Vergessen Sie dabei bitte die Vorteile und Nutzen für den Auftraggeber nicht; das ist der wichtigste akquisitorische Hebel für die Beauftragung!

Die Evaluation meiner Akquisitions-Seminare hat ergeben, dass diejenigen Wissenschaftler, welche die goldene Regel „Angebote sind Zeitdiebe“ stringent anwenden, also nur restriktiv Angebote erstellen und konsequent mit Proposals arbeiten, erhebliche Zeit einsparen, die sie entweder für die weitere Akquisition oder für die wissenschaftliche Arbeit nutzen können.